QT01 - Quy trình quản lí thuốc

KMH: 9001- QT.01- Duoc

LSX: 02

1. MỤC ĐÍCH

• Đảm bảo sử dụng thuốc cho người bệnh được an toàn, hợp lý, hiệu quả và kinh tế.
• Đảm bảo các quy định về bảo quản, sử dụng và thanh toán tài chính.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

• Đối tượng áp dụng: tất cả các mặt hàng thuốc tại khoa Dược trừ thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần.
• Trách nhiệm áp dụng: kho thuốc nội trú và ngoại trú.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

• Thông tư 22/2011/TT-BYT ngày 10/6/2011 của Bộ Y tế về việc quy định tổ chức và hoạt động của khoa Dược bệnh viện.

4. ĐỊNH NGHĨA - CÁC CHỮ VIẾT TẮT

• BHYT: Bảo hiểm y tế

5. NỘI DUNG

5.1. Sơ đồ:

5.2. Diễn giải:

5.2.1. Dự trù

• Mỗi tháng làm dự trù 2 lần vào ngày 1 và ngày 15 thủ kho (Dược sĩ đại học được phân công) căn cứ vào số lượng thuốc sử dụng trong tháng, số lượng tồn kho thực tế, tình hình bệnh tật trong tháng cân đối lại các thuốc và đặt số lượng thuốc cần mua cho tháng sau.
• Nộp bảng dự trù cho Trưởng khoa ký duyệt, sau đó trưởng khoa dược sẽ phân công cho nhân viên phòng hành chính dược đặt thuốc trực tiếp cho công ty trúng thầu

5.2.2. Nhập

• Tất cả các loại thuốc phải được kiểm nhập trước khi nhập kho.
• Hội đồng kiểm nhập do Giám đốc bệnh viện quyết định. Thành phần gồm: Trưởng khoa dược, Trưởng phòng tài chính - kế toán, kế toán dược, thủ kho, thống kê dược.
• Nội dung kiểm nhập: kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với thực tế và kết quả đấu thầu về các chi tiết của từng mặt hàng như: tên thuốc, nồng độ (hàm lượng), đơn vị tính, số lượng, số kiểm soát, đơn giá, hạn dùng, nước sản xuất, thành tiền.
• Hàng hóa phải nguyên vẹn bao bì, nếu bị thiếu hoặc mất tem niêm phong phải lập biên bản và thông báo cho nhà phân phối để bổ sung, giải quyết.
• Toàn bộ thuốc được kiểm nhập trong thời gian tối đa là một tuần từ khi nhận về kho.
• Khi nhận hàng kiểm tra điều kiện bảo quản đối với các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt hoặc theo yêu cầu trên nhãn hàng hóa.
• Viết sổ kiểm nhập (theo mẫu). Sổ kiểm nhập phải ghi đầy đủ các nội dung nêu trên và xác nhận đạt tiêu chuẩn nhập kho, có đầy đủ sự chứng kiến và phải ký xác nhận của thành viên trong hội đồng chấp thuận cho nhập kho.

5.2.3. Xuất

• Bác sĩ khám bệnh, ra y lệnh vào hồ sơ bệnh án. Điều dưỡng tổng hợp thuốc từ hồ sơ bệnh án vào hệ thống e- hospital sau đó in phiếu lĩnh thuốc trình bác sĩ điều trị ký duyệt, và gọi điện báo những phiếu cần lãnh xuống khoa dược.
• Dược sĩ duyệt thuốc duyệt trên phiếu lĩnh thuốc của khoa trại. Phản hồi lại khoa điều trị khi thấy phiếu không phù hợp.
• Nhân viên kho thuốc in các phiếu xuất theo yêu cầu của khoa trại. Soạn thuốc theo nội dung ghi trên phiếu xuất.
• Nhân viên kho thuốc giao thuốc cho khoa trại Việc giao nhận được thực hiện đúng nguyên tắc 3 kiểm tra, 3 đối chiếu giữa nhân viên kho và điều dưỡng của khoa, cả 2 cùng ký xác nhận vào phiếu lĩnh thuốc và phiếu xuất thuốc. Sau đó mỗi bên sẽ gửi 1 bộ gồm 1 phiếu lĩnh và 1 phiếu xuất.
• Hàng ngày thống kê số lượng thuốc, các thuốc trong chương trình như: thuốc sốt rét; thuốc và dụng cụ kế hoạch hóa gia đình, theo phiếu lĩnh yêu cầu của các khoa, lưu số lượng vào phần mềm quản lý thuốc tại khoa Dược.
• Hàng ngày, các khoa hoàn trả lại khoa dược những thuốc không sử dụng hết trong ngày vào phiếu hoàn trả thuốc.
• Cuối tháng kiểm kê kho, tổng hợp báo cáo số lượng hàng hóa nhập, xuất và tồn kho trong một tháng. Đối chiếu số liệu giữa bộ phận thống kê dược với kế toán dược của phòng Tài chính kế toán.
• Hàng tháng bộ phận thống kê dược in báo cáo nhập xuất tồn trong tháng thống kê toàn bộ số liệu và báo cáo cho Trưởng khoa Dược.

• Phát thuốc cho người bệnh có thẻ BHYT.

• Bước 1: duyệt thuốc. Dược sĩ duyệt đơn thuốc trên phần mềm e.Hospital theo thứ tự. Từ chối duyệt thuốc nếu phát hiện sai sót trong đơn thuốc, thông báo lại với bác sĩ kê đơn; phối hợp với bác sĩ kê đơn trong việc điều chỉnh đơn thuốc hoặc thay thế thuốc.
• Bước 2: soạn thuốc. Thuốc được soạn theo nội dung trên đơn thuốc tổng hợp gồm: tên thuốc, số lượng thuốc, số khoản thuốc.
• Bước 3: kiểm lại thuốc. Thuốc sau khi soạn được kiểm lại và cho vào trong bao bì trước khi chuyển sang khu phát thuốc.
• Bước 4: phát, lĩnh thuốc. Phát thuốc theo thứ tự thuốc đã được lấy ra. So sánh mã y tế của người bệnh: giữa đơn thuốc người bệnh đưa với mã trên đơn thuốc tổng hợp. Sau khi người bệnh lĩnh thuốc: yêu cầu người bệnh kiểm tra lại thuốc trước khi ra về và không khiếu nại về sau.

5.2.4. Bảo quản

• Thuốc nhập về sau khi đã kiểm tra đầy đủ theo hóa đơn. Thủ kho sắp xếp theo từng loại thuốc, nhóm thuốc vào tủ, kệ, tên thuốc quay ra ngoài, sắp xếp thuốc theo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Hàng nhập trước để bên ngoài, hàng nhập sau để bên trong và lưu ý hạn sử dụng.
• Thực hiện 5 chống:
  • Chống ẩm.
  • Chống mối, mọt, chuột.
  • Chống thảm họa (cháy nổ, ngập lụt).
  • Chống quá hạn dùng.
  • Chống trộm cấp, mất mát, hư hao, nhầm lẫn.
• Không để hỏng vỡ, thừa thiếu, mất mát vượt quá mức quy định, hạn chế xảy ra đến mức tối thiểu. Nếu có phải báo cáo cho trưởng khoa Dược.
• Kho phải được trang bị hệ thống làm lạnh, nhiệt kế, ẩm kế, quạt thông gió, đảm bảo nhiệt độ không quá 300C và độ ẩm < 70%.
• Các thuốc bảo quản trong tủ lạnh theo đúng hướng dẫn ghi trên bao bì sản phẩm (có nhiệt kế theo dõi nhiệt độ từ 2 - 80C).
• Kho phải được trang bị hệ thống chữa cháy, có tiêu lệnh chữa cháy, nội quy phòng cháy, chữa cháy.
• Theo dõi hạn sử dụng:
  • Thuốc nhập phải có hạn sử dụng từ 1 năm trở lên.
  • Hàng tháng có bảng theo dõi chất lượng thuốc (cảm quan, hạn dùng).
  • Thuốc hết hạn sử dụng, thuốc hư hỏng bể vỡ khoa Dược làm biên bản và đề nghị xin hủy theo đúng quy định. Giám đốc ký quyết định thành lập Hội đồng hủy thuốc. Khoa Dược và các phòng chức năng thực hiện hủy thuốc hết hạn sử dụng, thuốc hư hỏng, bể vỡ.
• Theo dõi hạn sử dụng:
  • Thuốc nhập phải có hạn sử dụng từ 6 tháng trở lên đối với thuốc có hạn dùng từ 2 năm trở lên; 3 tháng đối với thuốc có hạn dùng từ 01đến 02 năm; ¼ hạn dùng đối với thuốc có hạn dùng dưới 1 năm.
  • Hàng tháng có bảng theo dõi chất lượng thuốc (cảm quan, hạn dùng).
  • Thuốc hết hạn sử dụng, thuốc hư hỏng bể vỡ khoa Dược làm biên bản và đề nghị xin hủy theo đúng quy định. Giám đốc ký quyết định thành lập Hội đồng hủy thuốc. Khoa Dược và các phòng chức năng thực hiện hủy thuốc hết hạn sử dụng, thuốc hư hỏng, bể vỡ.

5.2.5. Kiểm tra, báo báo

• Thủ kho thường xuyên kiểm tra số lượng, hạn sử dụng, chất lượng thuốc.
• Kiểm kê kho vào ngày 29 hoặc 30 cuối tháng.
• Hàng tháng báo cáo tình hình sử dụng thuốc, đối chiếu với kế toán dược của phòng tài chính kế toán.
• Báo cáo tình hình sử dụng thuốc trong bệnh viện định kỳ hàng năm gửi về Sở Y tế, Bộ Y tế (Cục Quản lý khám, chữa bệnh) vào trước ngày 15/10 hàng năm (số liệu 1 năm được tính từ 01/10 đến hết ngày 30/9 của năm kế tiếp).
• Thông báo kịp thời thuốc ít sử dụng hoặc gần hết hạn sử dụng bằng văn bản hoặc bằng lời trong giao ban để các Trưởng khoa nhắc nhở các bác sĩ trong quá trình kê toa.
• Hàng tháng báo cáo nhập, xuất, tồn kho cho phòng Tài chính kế toán.
• Hàng tháng báo cáo tình hình sử dụng các thuốc cấp theo chương trình Kế hoạch hóa gia đình cho TT.KHHGĐ, vắc xin tiêm chủng trẻ sơ sinh cho TTYT TP Biên Hòa, thuốc trong chương trình phòng chống HIV cho TTPC.HIV, thuốc sốt rét cho TT.YTDP Tỉnh Đồng Nai.

6. PHỤ LỤC

• 9001-QT.01-Duoc/01: Dự trù thuốc
• 9001-QT.01-Duoc/02: Báo cáo nhập xuất tồn
• 9001-QT.01-Duoc/03: Biên bản kiểm kê thuốc
• 9001-QT.01-Duoc/04: Biên bản hủy thuốc mất/hỏng/vỡ
• 9001-QT.01-Duoc/05: Biên bản thanh lý thuốc
• 9001-QT.01-Duoc/06: Sổ kiểm nhập thuốc/hóa chất
• 9001-QT.01-Duoc/07: Biên bản kiểm nhập thuốc/hóa chất
• 9001-QT.01-Duoc/08: Phiếu lĩnh thuốc
• 9001-QT.01-Duoc/09: Biên bản kiểm tra chất lượng thuốc